Encontrar sala de reuniões

Está a planear um evento especial?

Está a planear um evento especial, tal como uma reunião de vendas, angariação de fundos de benevolência, jantar de atribuição de prémios, almoço de celebração de nascimento de bebé, espectáculo de moda, apresentação comercial, feira de profissões, festa de feriado, ou outro evento que envolva um espaço para reuniões ou banquetes? O nosso portal de espaços para reuniões permite-lhe estabelecer contacto com mais de 50.000 hotéis e locais, para encontrar o sítio e orçamento ideais para o seu evento especial. Basta preencher o pequeno formulário com as suas necessidades e os locais responderão, apresentando propostas sobre como o seu evento poderia ser orientado e bem sucedido nesse local. Os filtros avançados são úteis e permitem-lhe ordenar por preço ou classificação de estrelas. A função "Mapa do Hotel" mostra o hotel, o espaço e os preços dispostos num mapa.

Alugueres de espaços para reuniões

O aluguer de reunião, ou aluguer de espaço para eventos é um custo aplicado à utilização de um espaço por determinado período de tempo. Alguns locais podem reduzir, ou até prescindir deste aluguer, dependendo da quantidade de comida e bebida que contratar, dos serviços audiovisuais necessários, ou das garantias de reserva de quartos. Os seus tempos de "preparação" e "arrumação" (a quantidade de horas de que necessita antes e depois do seu evento, para preparar e depois arrumar o seu espaço) pode também afetar os custos sobre o espaço para eventos. Se a duração do seu evento é superior a um dia, exigindo que a sala continue preparada, ou "uma reserva de 24 horas" (não permitindo ao espaço vender essa sala a outro evento durante os momentos em que o seu evento não está ativo) é outro fator que pode afetar os custos de aluguer da sala de reuniões.

Taxas e tarifas

O aluguer da sala de reuniões, a comida e a bebida, os audiovisuais e os quartos, tudo isto tem taxas e tarifas que por vezes se aplicam. O aluguer da sala de reuniões é geralmente taxável e as taxas de serviço aplicam-se muitas vezes, pois estão associadas aos funcionários que preparam a sala na disposição especificada. Num evento com banquete, o preço do menu é geralmente referido como "acrescido"; isso significa que o preço é de x valor por pessoa, acrescido das taxas e do serviço. A taxa de serviço sobre a comida e bebida destina-se a pagar aos indivíduos que irão servir os seus convidados. As taxas audiovisuais são taxáveis e também têm tarifas de serviço que estão associadas aos técnicos audiovisuais que preparam e supervisionam esta componente do seu evento (caso tenha necessidade de audiovisuais). Se pretender trazer o seu próprio equipamento audiovisual existe uma taxa de ligação (isto pode por vezes ser negociado, dependendo do espaço). Se está a planear uma apresentação comercial pode haver taxas para os stands, sobretudo se forem stands com mesa, já que o local terá que disponibilizar mesas e toalhas. Os quartos são taxáveis e podem por vezes ser sujeitos a taxas turísticas e outras tarifas. Pode haver custos adicionais por serviços acrescidos que vão desde o acesso à Internet, até ao acesso ao centro de fitness. Alguns hotéis podem instituir uma "taxa de resort" que é uma taxa cobrada por cada quarto reservado, quer os serviços disponibilizados por esta tarifa sejam, ou não, utilizados. Isto pode ser algo negociável em alguns casos, e noutros não. Certifique-se de que está também informado sobre os preços do estacionamento, se é pelo próprio ou por um funcionário, ou apenas um destes tipos está disponível e se há quaisquer descontos aplicáveis ao seu grupo ou evento.

A descrição acima referida de custos, taxas, tarifas e despesas é um resumo geral de alguns dos principais aspetos considerados pelos planeadores de eventos, mas não constitui uma lista exaustiva. Alguns dos custos podem não se aplicar ao seu evento, dependendo das suas atividades e do local, bem como podem existir outros custos que não estão aqui referidos. Cada hotel e local é diferente e o preço de cada local e evento é único. Lembre-se de pedir a cada local o preço total e solicite ao seu contacto que descreva todos os custos, tarifas e taxas de serviço, para que não haja surpresas. Isto também o ajudará a comparar propostas. Alguns locais podem ter alguns "valores acrescidos" (tais como Internet grátis, sem taxas de exposição, etc.) que podem significar uma poupança substancial, ou podem ser coisas que não afetarão o seu evento, ou resultados. A melhor forma de tomar uma decisão informada é a transparência nos custos do evento; e a melhor forma de o conseguir é perguntar ao seu contacto em cada local que lhe descreva todos os custos antecipadamente.